ITツールが定着しない理由と使われる研修設計
チャットツールやグループウェアを導入したのに、数週間後にはメールと電話に戻ってしまう。これは珍しい話ではありません。
原因は、ツールの機能不足だけではありません。多くの場合、つまずきは「導入のしかた」にあります。便利な道具を入れても、使う場面、使う理由、困ったときの助け方が決まっていなければ、現場は慣れた方法に戻ります。
ITツールは、入れた瞬間に仕事を変えるものではありません。仕事の流れに合わせて置き場所を決め、研修で使い方を体験し、導入後も短く支えることで、ようやく日常業務に根づきます。
ITツールが使われなくなる原因は導入前にある
ツールが定着しない現場では、導入後の操作方法よりも、導入前の決め方に問題が残っていることが多くあります。
特に多いのは、次の3つです。
目的が共有されていない
「便利そうだから」「他社も使っているから」という理由だけで導入すると、社員は今のやり方を変える理由を見つけられません。
メールで困っているのか、情報共有の漏れを減らしたいのか、会議の準備を早くしたいのか。目的が違えば、使う機能も研修内容も変わります。
目的があいまいなまま始めると、現場では次のような反応が起こります。
今までのメールで十分だと感じる
どの連絡を新しいツールに入れるべきかわからない
使う人と使わない人が混在する
結局、確認のために電話やメールが増える
導入前に必要なのは、「何のために使うのか」を短い言葉で説明できる状態にすることです。
操作説明だけで終わっている
よくある研修は、ログイン方法、画面の見方、ボタンの押し方を順番に説明する形です。もちろん操作説明は必要です。
けれど、それだけでは定着しません。
受講者が本当に知りたいのは、「明日の自分の仕事で、どこに使えばよいのか」です。ボタンの位置を覚えても、日報を書く場所、全体連絡を見る場所、相談を投げる場所が決まっていなければ、仕事には入りません。
研修で扱うべき中心は、機能ではなく業務の変化です。
古いやり方が残っている
新しいツールを入れても、メールでも電話でも同じ連絡ができる状態のままだと、多くの人は慣れた方法を選びます。
これは意欲の問題ではありません。忙しい現場ほど、確実に通じる方法、早く済む方法を選びます。
そのため、定着させるには「今日からこの業務はここに置く」と決める必要があります。
たとえば、チャットツールなら次のように決めます。
全体連絡は専用チャンネルで行う
取引先ごとの相談は案件別チャンネルに集める
日報はフォームから提出する
緊急連絡だけは電話を使う
すべてを一気に変える必要はありません。大切なのは、新しい置き場所と古いやり方の境界を明確にすることです。
定着する研修は操作より業務を教える
使われる研修は、画面説明から始めません。先に「この業務は今日からこう変わります」と伝えます。
たとえばチャットツールの研修なら、最初に次のような業務場面を確認します。
朝の連絡をどこで確認するか
欠席や遅刻の連絡をどこに書くか
会議資料をどこに置くか
上司への相談をどのチャンネルで行うか
日報や作業報告をどの形式で出すか
そのうえで、必要な操作を説明します。
この順番にすると、受講者は「ボタンを覚える」のではなく、「自分の仕事を新しい流れで進める」感覚を持てます。研修後に実際の業務へ移る距離が短くなります。
操作中心の研修 | 業務中心の研修 |
機能を順番に説明する | 実際の仕事の流れに沿って説明する |
画面の使い方はわかる | どの場面で使うかがわかる |
研修後に迷いやすい | 翌日の業務で試しやすい |
使う人に差が出やすい | チーム内で使い方をそろえやすい |
研修の目的は、全機能を覚えてもらうことではありません。まずは、日常業務で必ず使う範囲を決め、そこを確実に使える状態にすることです。
研修設計で押さえたい4つのポイント
ITツールの定着率は、研修設計で大きく変わります。特に意識したいのは、対象者、練習内容、相談体制、研修後フォローの4つです。
対象者ごとに内容を分ける
管理職、日常的に使う社員、たまに使う社員では、必要な内容が違います。
管理職には、情報の確認方法、メンバーへの声かけ、利用状況の見方が必要です。日常的に使う社員には、投稿、返信、ファイル共有、通知設定などが必要です。たまに使う社員には、最低限の確認方法と連絡方法に絞るほうが効果的です。
全員に同じ内容を一度に説明すると、ある人には足りず、ある人には多すぎます。研修は、役割ごとに分けるほど使いやすくなります。
実データで練習する
架空の例より、自社の業務に近いデータで練習するほうが定着します。
日報、会議案内、社内連絡、案件相談、資料共有など、普段使っている内容を題材にします。受講者は「これは自分の仕事だ」と感じやすくなります。
もちろん、個人情報や機密情報は扱わないように加工が必要です。実際の書式に近いサンプルを用意するだけでも、研修の効果は変わります。
困ったときの窓口を決める
研修直後は、細かいつまずきが出ます。
通知が多すぎる、ファイルが見つからない、どのチャンネルに書けばよいかわからない。こうした小さな不安を放置すると、使うのをやめる理由になります。
社内に相談役を1〜2名決めておくと、つまずきが早く解消されます。相談役は専門家である必要はありません。基本操作に慣れていて、質問を受ける役割が明確になっていれば十分です。
研修後1か月をフォローする
定着は、研修当日ではなく研修後に決まります。
導入後1か月は、短時間でも確認の機会を設けると効果的です。
週1回の質問タイムを作る
よくある質問をまとめて共有する
使われていない業務を確認する
チャンネルやフォルダの分け方を見直す
管理職から利用ルールを再確認する
最初から完璧な設計を目指す必要はありません。使いながら直す前提で、改善する場を用意しておくことが大切です。
ツール選びは高機能より使いこなせることを優先する
定着のためには、研修だけでなくツール選びも重要です。
Google Workspace、Slack、Microsoft Teams、各種グループウェアには、それぞれ得意な使い方があります。文書作成や共有が中心なのか、チャットでの連絡が中心なのか、オンライン会議が多いのか、社外とのやりとりが多いのかによって、合うツールは変わります。
選ぶときは、次の点を確認します。
社員数に対して費用が合っているか
すでに使っているツールと重複しないか
取引先とのやりとりに使いやすいか
スマートフォンでも無理なく使えるか
管理者が設定や変更を続けられるか
研修で説明しきれる範囲か
高機能なツールが、必ずしもよい選択とは限りません。機能が多すぎると、何を使えばよいかわからなくなることもあります。
まずは、自社が毎日使う業務に合っているかを見ます。使いこなせる範囲から始めることが、結果的に一番の近道です。
オンライン会議やオンライン営業も同じ考え方で定着する
Zoomなどのオンライン会議ツールも、操作説明だけでは成果につながりません。
ミュート、画面共有、録画の方法を覚えても、会議や営業の進め方が変わらなければ、現場では使いづらさが残ります。
オンライン営業なら、次のような練習が必要です。
冒頭で相手の状況を確認する流れ
画面共有で資料を見せる順番
相手が発言しやすい問いかけ
通信トラブルが起きたときの対応
商談後の資料送付や記録の残し方
オンライン会議でも同じです。会議の目的、資料の見せ方、発言の順番、議事録の残し方まで含めて練習すると、道具として使えるようになります。
ツールの操作と業務の進め方を分けて考えないこと。これが、オンライン化を形だけで終わらせないポイントです。
ITツール導入は使われて初めて成果になる
ITツールの導入は、契約して終わりではありません。使われて初めて、時間短縮、情報共有、業務改善につながります。
定着させるために必要なのは、難しいことではありません。
業務の置き場所を決める
実データに近い内容で練習する
困ったときの相談先を作る
研修後1か月をフォローする
自社が使いこなせるツールを選ぶ
この流れを研修設計に組み込むだけで、導入後の使われ方は大きく変わります。
officeひいらぎは、自治体委託のITツール導入研修や、企業向けのオンライン営業研修の講師を務めてきました。ツール選定から研修、定着支援まで一貫して相談できます。
新しいツールを入れる前に、「どの業務を、どこに移すのか」を決める。そこから始めることが、使われる導入への第一歩です。
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